Quy trình đấu giá tài sản tại Công ty Song Pha Group

  Các Bước

Bộ phận thực hiện hồ sơ

Kế hoạch thực hiện

Phương Án Tổ chức Đấu Giá

Bước 1

Tiếp nhận hồ sơ – Phòng KD

Ngày thứ nhất

- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ; Kiểm tra các văn bản pháp lý liên quan đến  tài sản bán  đấu giá, yêu cầu khách hàng bổ sung hồ sơ (nếu có)

-  Thông báo cho khách hàng quy trình của việc tổ chức đấu giá, thời gian tổ chức, thanh toán, thù lao dịch vụ đấu giá….

-  Gửi mẫu Hợp đồng bán đấu giá tài sản để khách hàng tham khảo.

- Lập biên nhận hồ sơ.

Bước 2

Khảo sát thực tế– Phòng KD

Ngày thứ hai

- Chụp hình tài sản bán đấu giá

- Lập phiếu khảo sát thực địa ghi nhận tình trạng của tài sản

- Kiểm tra quyền được bán tài sản của khách hàng.

- Khảo sát hiện trạng, xác định nơi có tài sản.

- Nhận bàn giao tài sản.

- Lập kế hoạch đấu giá, tư vấn cho Người có tài sản.

Bước 3

Ký kết Hợp đồng – Phòng KD.

- Soạn thảo Hợp đồng trình Ban Giám đốc

- Gởi Hợp đồng đến khách hàng tham khảo.

- Chỉnh sửa, bổ sung Hợp đồng (nếu có)

- Lấy số Hợp đồng, soạn thảo Hợp đồng DVĐGTS gửi Người có tài sản.

- Trình Ban Lãnh đạo 02 bên cùng ký kết Hợp đồng, HĐ được lập 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản.

- Ban hành Quy chế đấu giá.

Bước 4

Đăng thông tin tài sản lên báo, đài – Thư Ký Đấu Giá, Phòng Nghiệp Vụ.

Ngày

2 -4

- Sau khi thỏa thuận với người có tài sản đăng trên phương tiện truyền thông loại báo chí thuộc Trung ương hoặc địa phương, đăng 2 kỳ, mỗi kỳ cách nhau ít nhất 02 ngày làm việc (theo điều 57 Luật số 01/2016/QH14)

- Hoặc đăng trên đài truyền hình đài 2 lần, thì công ty đấu giá Song Pha tiến hành thực hiện.

Bước 5

Soạn thảo thông báo bán đấu giá tài sản trình Ban giám đốc duyệt – Thư Ký Đấu Giá, Phòng Nghiệp Vụ.

Bước 6

Niêm yết thông báo bán đấu giá tài sản – Thư Ký Đấu Giá, Phòng Nghiệp Vụ.

• Ra thông báo, niêm yết:

- Tại Công ty (hoặc chi nhánh Công ty)

- Tại đơn vị có tài sản

- Nơi đang bảo quản, quản lý tài sản bán đấu giá (đối với động sản)

- Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có bất động sản bán đấu giá

Bước 7

Tiếp nhận khách hàng mua hồ sơ đấu giá Thư Ký Đấu Giá, Phòng Nghiệp Vụ.

Ngày thứ 15, 16, 17, 18, và 19

- Dẫn khách hàng xem tài sản, xem hồ sơ tài sản.

- Bán hồ sơ, đăng ký tham gia đấu giá.

 Bộ hồ sơ đấu giá bán cho khách hàng gồm:

* Phiếu đăng ký mua tài sản bán đấu giá.

* Quy chế bán đấu giá tài sản

* Bản photo các văn bản liên quan đến tài sản bán đấu giá

‚ Phối hợp với Bộ phận kế toán thu tiền phí tham gia đấu giá cho khách hàng

Bước 8

Tiếp nhận khách hàng đăng ký tham gia đấu giá Thư Ký Đấu Giá, Phòng Nghiệp Vụ.

- Lập danh sách KH đăng ký đấu giá trình Giám đốc.

 Hồ sơ khách hàng tham gia đấu giá nộp là:

* Phiếu đăng ký mua tài sản bán đấu giá

* Bản sao CMND, hộ khẩu hoặc bản photo có đối chiếu với bản chính

*  Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh (tổ chức)

* Giấy nộp tiền đặt trước

‚ Phối hợp với Bộ phận kế toán thu tiền đặt trước của khách hàng (tất cả sẽ được nộp qua tài khoản Ngân hàng).

ƒ Trường hợp khách hàng đặt trước tiền mặt, Bộ phận kế toán sẽ chuyển vào Tài khoản Ngân hàng chậm nhất là 02 ngày làm việc và tổng hợp lại trong ngày trước khi diễn ra phiên đấu giá.

Bước 9

Báo cáo tình hình đăng ký đấu giá Thư Ký Đấu Giá, Phòng Nghiệp Vụ.

- Sau khi kết thúc thời hạn đăng ký tham gia đấu giá tài sản, tổng hợp tình hình và chốt danh sách khách hàng đăng ký tham gia đấu giá.

- Trình Ban Giám đốc về tổ chức phiên đấu giá.

- Lập quyết định phân công Đấu giá viên điều hành cuộc đấu giá trình Giám đốc.

- Soạn, gửi thư mời, chuẩn bị dụng cụ, trang thiết bị tổ chức cuộc đấu giá.

Bước 10

Gửi thư mời tham dự phiên đấu giá Thư Ký Đấu Giá, Phòng Nghiệp Vụ.

Ngày thứ 19

- Chủ tài sản.

- Các khách hàng đăng ký tham gia ĐG (đối với hồ sơ hợp lệ)

- Trường hợp không có khách hàng đăng ký tham gia ĐG, gửi Công văn thông báo đến Chủ tài sản.

Bước 11

Tổ chức phiên đấu giá – Thư Ký ĐG, Đấu Giá Viên, Phòng Nghiệp Vụ, Phòng Kế Toán, BGĐ Công ty.

Ngày thứ 20, 21 và 22

- Phối hợp với Phòng Hành chính chuẩn bị dụng cụ, sắp xếp bàn ghế, hội trường...

- Tiến hành phiên đấu giá.

- Đấu giá viên điều hành cuộc đấu giá ( Thư ký đính kèm Biên bản đấu giá)

- Duyệt kết quả đấu giá và lập văn bản thông báo kết quả đấu giá.

- Ký Hợp đồng mua bán tài sản (ký giữa Tổ chức bán đấu giá và người mua trúng đấu giá) trình Giám đốc duyệt.

- Công chứng tại phiên bán đấu giá Hợp đồng mua bán tài sản (nếu là bất động sản và có yêu cầu, luật không bắt buộc).

- Sau phiên bán đấu giá, phối hợp với Bộ phận kế toán trả tiền đặt trước lại cho người không trúng đấu giá, hướng dẫn cho người trúng đấu giá nộp tiếp số tiền còn lại (đã trừ đi số tiền đặt trước)

Bước 12

Công việc sau khi đấu giá thành - Thư Ký ĐG, Đấu Giá Viên, Phòng Nghiệp Vụ, Phòng Kế Toán,

Ngày thứ 21 đến khi hoàn thành thanh lý hợp đồng.

- Theo dõi thời hạn nộp tiền mua tài sản.

  Sau khi khách hàng đã thanh toán đủ tiền mua tài sản:

* Chuyển số tiền theo quy định trong Hợp đồng cho Chủ tài sản.

* Thông báo cho Chủ tài sản biết để bàn giao tài sản cho người mua.

* Tham dự bàn giao tài sản với Chủ tài sản và người mua được tài sản.

Bước 13

Thanh lý hợp đồng, chuyển Bộ phân tài vụ thực hiện - Thư Ký ĐG, Phòng Nghiệp Vụ

- Thanh toán số tiền theo Biên bản thanh lý hợp đồng

- Xuất hóa đơn dịch vụ giá trị gia tăng cho bên có TS bán đấu giá

- Lưu hồ sơ.

- Trường hợp đấu giá không thành: Gửi Văn bản thông báo và đề nghị tiếp tục ký Phụ lục Hợp đồng với Công ty tổ chức đấu giá, và qui trình tổ chức bán đấu giá được thực hiện lại như từ bước